Regionarkivets nyhetsbrev mars 2019

Landstingsarkivet blir Regionarkiv

Till följd av att Stockholms läns landsting nu är Region Stockholm ska även Landstingsarkivet byta namn. Det nya namnet blir Regionarkivet Stockholm. Vi börjar aktivt använda det nya namnet 1 april. Inför det uppdateras våra mallar, vägledningen och arkivportalen med det nya namnet. Våra föreskrifter och andra regionövergripande styrdokument kommer att få det nya namnet efterhand. Vi uppdaterar även styrdokumenten innehållsmässigt till nya versioner och innan de träder i kraft kommer det att ta lite längre tid eftersom kulturnämnden ska besluta om att de kan börja gälla. På tryckt material som broschyrer och kuvert kommer namnet Landstingsarkivet att leva kvar tills lagret med gamla kuverten är slut.

VIR-nytt mars 2019

VIR-nätverket

Tack alla för en trevlig nätverksträff den 13 mars! Det var intressant och roligt att höra hur ni arbetar med att implementera VIR och att klassificeringen enligt redovisningsplanen verkar ha fallit ut väl i era verksamheter. Bra jobbat!

Landstingsarkivet har nu avslutat samtliga ärenden vad gäller samråd om VIR, och vid årsskiftet hade 21 myndigheter fått sina redovisningsplaner tillstyrkta och infört VIR. Sex myndigheter har beviljats anstånd med införandet, samt de tre nya nämnderna som tillkom vid årsskiftet.

Stort tack också till Charlotte Windros vid regionledningskontoret som bistod med lokalen för nätverksträffen.

Ordna och förteckna analoga handlingar efter VIR-införandet

Analoga handlingar som härrör från flera olika processer, exempelvis akter till diariet och personalhandlingar, ordnas i diarienummerordning/personnummerordning och förtecknas gruppvis. Landstingsarkivet föreslår att de gruppvis ordnade analoga handlingarna förtecknas som en 0-serie under den processgrupp de hör. I fallet akter till diariet ska handlingarna i så fall förtecknas som en 2.4.0 serie. Andra alternativ är att förteckna de gruppvis ordnade analoga handlingarna som 0-serier ”utanför” redovisningsplanen, eller att förteckna dem under den process där myndigheten bäst anser att de hör hemma.

Landstingsarkivet vill gärna ha nätverkets input vad gäller de olika förteckningsalternativen samt om förteckningen enligt VIR ska benämnas bevarandeförteckning eller arkivförteckning. Exempel på hur en förteckning kan se ut finns i mappen Dokument/Nätverksträffar/Nätverksträff 2019-03-13 på Projectplace.

Under våren kommer landstingsarkivet att fastslå en modell för hur förteckningen ska se ut samt upprätta mallar och vägledning för detta. Landstingsarkivets vägledning hittar du här på arkivportalen.

I det fall analoga handlingar i en process inte ingår i diariet/personalakten eller registreras ska handlingarna ordnas och förtecknas under respektive process där de bildar serier. Exempel finns i bevarandeförteckningen på Projectplace.

Förvaltning av VIR

Nu när VIR är infört hos de flesta myndigheter är det viktigt att utse en förvaltare eller förvaltningsgrupp vad gäller VIR och att det finns en kontrollfunktion som ser till att de nya rutinerna följs och hålls uppdaterade. Enligt önskemål från nätverket kommer landstingsarkivet att titta vidare på hur hanteringsanvisningarna lämpligast kan versions- och ändringshanteras.

Vidare rekommenderar landstingsarkivet att handlingar/information tillkomna innan VIR-införandet ska vara ordnade och förtecknade inom 3 år, dvs. senast år 2022.

Skicka in redovisningsplanen till landstingsarkivet

När redovisningsplanerna skickades till landstingsarkivet för samråd önskade landstingsarkivet i vissa fall att dessa skulle kompletteras på olika sätt. Landstingsarkivet önskar därför att få se den fastställda versionen, dvs. ”hur det blev”. Skicka in redovisningsplanen till landstingsarkivet senast den 30 april till registrator.la.lsf@sll.se.

Personalnytt

Våra nya medarbetare presenterar sig kort nedan:

Jag heter Per Bolin och är arkivarie på regionarkivets enhet för tillsyn och utredning sedan den 18 mars. Närmast kommer jag från Skolverket, där jag jobbade som IT-arkivarie. Innan det har jag jobbat som arkivarie, registrator och handläggare på flera statliga myndigheter, både stora och små. Jag ser fram emot att lära mig mer om regionens verksamhet och hoppas att mina erfarenheter från många olika organisationers informationshantering kommer att vara till nytta för regionen och regionarkivet.

Jag heter Emely Norman och den 18:e mars började jag på avdelningen för Tillsyn & utredning på 50%, resterande tid kommer jag att arbeta på Leveransfunktionen. HT16-VT17 utbildade jag mig till arkivarie på Södertörns högskola efter ett par års föreningsengagemang där jag skötte arkiveringsbiten, vilket jag tyckte var en trivsam syssla. Sedan sommaren 2017 har jag jobbat som IT-arkivarie på Försvarsmakten där lejonparten av min arbetstid upptogs av ett realiseringsprojekt för e-arkiv. Där ingick bland annat att förbereda acceptanstestning av e-arkivet, ta fram stöddokument för leveransförfarande, mappa den tilltänkta pilotanslutningen mot FGS Ärendehantering med mera. Det var kul, skitjobbigt och lärorikt om vartannat, men nu ser jag fram emot att pröva något nytt och lära känna regionarkivet lite närmare.

Samråd med landstingsarkivet vid införande av ett nytt system/applikation/databas

Landstingsarkivet har noterat att flera myndigheter missar att samråda med landstingsarkivet i samband med att ett nytt system/applikation/databas införs hos en myndighet. Samrådet ska ske före införandet. Vid upphandling och inköp av system ska landstingsarkivets regler för informationshantering och arkivering av system beaktas. I samrådet ska myndigheten garantera att detta har gjorts och att myndigheten har kontroll över frågor vad gäller format, gallring, migrering osv.

Landstingsarkivet har upprättat en riktad samrådsmall som ska användas. Mallen finns i landstingsarkivets vägledning.

Landstingsarkivets regler vid införande av system/applikation/databas finns på arkivportalen och under toogleboxen ”Styrdokument” längst ner på sidan. Dokumentet heter ”Regler för informationshantering och arkivering av system/databaser i IT-system/databaser”. Länken under - ”Kompletterande frågor - Regler för informationshantering och arkivering av system/databaser” ger mer utförlig information vad man ska tänka på vad gäller informationshantering och arkivering vid inköp av system.

Nytt avsnitt ”Analoga fotografier” i Vägledningen om informationshantering och arkiv

Vägledningen om informationshantering och arkiv har kompletterats med avsnittet "Analoga fotografier”. Till avsnittet finns en mall som ska användas vid registrering av fotografierna i ett fotoregister. I mallen finns kolumner med uppgifter som ska/bör finnas med. Det nya avsnittet och mallen hittar ni här i vägledningen.

Platser kvar på arkivredogörarutbildningen den 8 maj

Det finns fortfarande platser kvar på arkivredogörarutbildningen den 8 maj. Du anmäler dig enkelt via regionarkivets arkivportal. Se bifogad länk till aktuella utbildningar.

Utbildningsdagar i ”Verksamhetssystem och e-arkivering” för studenter från Södertörns högskola

Den 14-15 mars arrangerade landstingsarkivet en utbildning i verksamhetssystem och e-arkivering för totalt 42 studenter från arkivarie- och informationsförvaltningsprogrammet vid Södertörns högskola. Deltagarna delades upp i två grupper med en utbildningsdag vardera. Utbildningstillfällena ägde rum i en datasal på Norra Stationsgatan och inleddes med en kort presentation av landstingsarkivets verksamhet. Därefter övergick utbildningen till att handla om nyttan med registrering och vilka lagkrav som finns gällande diarieföring av allmänna handlingar. Det hölls även en genomgång av vad registrering innebär och vilka uppgifter som ska skrivas in när ett ärende registreras.

Studenterna fick sedan en kort introduktion till ärendehanteringssystemet Edit och vilken information som ska skrivas in i de fält som finns i systemet. Därefter fick studenterna själva öva på att skapa ett antal ärenden i Edit utifrån inskannade handlingar och enligt landstingsarkivets egen redovisningsplan. Dessa ärenden användes sedan under eftermiddagens övning.

Efter en genomgång av diarieföringsövningen gjordes en presentation av vilka lagar och regler som styr bevarande och gallring av allmänna handlingar. Dels utifrån ett nationellt lagperspektiv men också ur ett lokalt perspektiv med bevarande- och gallringsregler som gäller för information inom Region Stockholm.

Eftermiddagspassen innehöll en presentation av landstingsarkivets utveckling av e-arkiv, en genomgång av leveransprocessen samt två övningar. Den första övningen handlade om mappning. Det kan beskrivas som en metod och används vid överföring av information från ett digitalt system till ett annat. Kortfattat kan det förklaras med att informationsstrukturerna i två system jämförs med varandra så att informationen lagrad enligt strukturen i system 1 kan överföras så att den överensstämmer med strukturen i system 2. Den andra övningen handlade om att bygga arkivpaket. Det innebär att skapa relevant metadata för en handling eller ett ärende som knyts till ett informationspaket för att slutligen importeras i ett e-arkiv.

Studenterna upplevde det som givande att på ett praktiskt sätt få testa det som de hittills har lärt sig i teorin. Av de utvärderingsblanketter som studenterna fick fylla i framgick det att de var mycket nöjda med utbildningsdagarna.