Regionarkivets nyhetsbrev juni 2021

Personalnytt:

Tillsyn- och utredningsenheten

Jag heter Monica Dahlgren och tillträdde den 1 juni tjänsten som chef för enheten Tillsyn och utredning på Regionarkivet.

Närmast kommer jag från Region Värmland där jag de senaste åren arbetat som både tf. arkivchef och biträdande arkivchef. Innan Landstinget Värmland och Kommunalförbundet Region Värmland blev region 2019 arbetade jag som chef på Värmlandsarkiv, område Logistik och produktion (motsvarande Arkiv- och informationsförvaltningsenheten på Regionarkivet i Stockholm). Sedan sammanslagningen har jag arbetat med att utveckla det nya Regionarkivet och att införliva kommunalförbundets arkiv och olika uppdrag. Värmlandsarkiv har Riksarkivets uppdrag att hantera de statliga myndigheternas arkiv i Värmland och ett uppdrag från Värmlands Företagshistoria att förvalta länets företagsarkiv samt att vara en resurs för de värmländska kommunerna i arkivfrågor.

Jag har arbetat som chef sedan 2013 och har ägnat mycket tid åt ledar- och medarbetarutveckling, vilket jag tycker är både roligt och väldigt intressant. Det är oerhört spännande att arbeta tillsammans med människor, utvecklas och se vad vi kan åstadkomma tillsammans.

Jag har bott i Värmland i 30 år men är urstockholmare med anor från 1700-talets tunnbindare i Gamla stan. Det känns väldigt roligt att vara tillbaka i huvudstaden och jag ser mycket fram emot att lära känna er alla och arbeta tillsammans med er på Regionarkivet.

Regionarkivets reception

Jag heter Anneli Birgell och började på Regionarkivet den 6 april. Mitt ansvar är receptionen och barnhälsovårdsjournaler. Sedan tidigare har jag lång erfarenhet av administration och receptionistarbete bl.a. från Björkhagens skola. Några saker att påminna om när det gäller leveranser av journaler till Regionarkivet:

- Skicka med rekommenderad post då det förekommit skadade försändelser i samband med "vanlig post".

- Om du använder internpost var noga med att Regionarkivet står som mottagare.

Ny bevarande- och gallringsplan för personalinformation

En uppdaterad bevarande- och gallringsplan för handlingar inom personaladministrativ verksamhet har beslutats av Kulturnämnden den 16 juni. Regionarkivets systemspecifika bevarandeplaner håller på att fasas ut och därför upphör bevarandeplanen för Palett/Heroma samtidigt att gälla.  Kontakta förvaltaren Peder Fallenius om du vill ha mer information om vilka ändringar som gjorts.

Ny bevarande- och gallringsplan för forskningsinformation

Nu finns en ny bevarande- och gallringsplan för information som uppstår inom forskningsverksamhet, som gäller för hela Region Stockholm. Planen bygger på det tidigare Råd nr 1. för forskningshandlingar som är upphävt sedan ett par år tillbaka. Forskningsverksamhet pågår inom flera delar av Region Stockholms myndigheter, bl.a. på sjukhusen.

Arkivansvaret för forskningsprojekt har förtydligats, genom att betona att den part som står som forskningshuvudman i ansökan om etikprövning också är ansvarig för att informationen tas om hand och bevaras enligt gällande bevarande- och gallringsplan.

Planen utgår ifrån myndighetsspecifika gallringsbeslut inom Region Stockholm, liksom bevarande- och gallringsregler för forskningshandlingar framtagna av Karolinska Institutet. De rådgivande delarna i det upphävda rådet har uppdaterats och finns nu i ett eget avsnitt på vägledningen på Regionarkivets webbplats.

Ny anvisning för arkivansvarig och arkivredogörare

I den nya anvisningen redogörs för vad som ingår i de båda rollerna. Tidigare fanns det separata föreskrifter för arkivansvarig respektive arkivredogörare. Genom att sätta samman de två dokumenten till en anvisning blir det tydligare att båda rollerna behöver varandra, men också att det finns skillnader. Det har även förtydligats vilket ansvar som hör ihop med att vara arkivansvarig på en myndighet inom regionen.

Säkert digitalt utlämnande

Regionarkivet arbetar just nu med införande av ett säkert digitalt utlämnande av allmänna handlingar, som är arkiverade hos Regionarkivet. Planen är att det ska vara i drift under året. Funktionen är den sista pusselbiten i ett helt digitalt ärendeflöde från beställningsformulär på Regionarkivets e-tjänsteplattform, via digital ärendehantering och slutligen ett säkert digitalt utlämnande. Funktionen ska möjliggöra för medborgare att via Bank-ID kunna ta emot beställda handlingar samt kunna kommunicera med Regionarkivet på ett säkert sätt. Motsvarande funktionalitet byggs även för anställda inom regionen där identifieringen kommer att ske via SITHS-kort. Målsättningen är att det ska bli enklare och smidigare för våra kunder att ta del av allmänna handlingar och vår förhoppning är även att det ska korta ledtiderna för dessa ärenden.

Arkivkrav vid införande av digitala signaturer

Inom Region Stockholm pågår ett projekt vad gäller införande av en central underskriftstjänst. Regionledningskontoret (RLK) och Serviceförvaltningen (SF) startade projektet ”Elektronisk underskrift” hösten 2020 med syftet att utvärdera och testa elektroniska underskrifter. I och med Corona-pandemin ökade behovet av att kunna signera handlingar elektroniskt varför en första pilot implementerades under våren 2021. Tjänsten gäller digitala underskrifter av icke sekretessbelagda interna handlingar, framförallt verkställighetsbeslut, och tillhandahåller en avancerad elektronisk underskrift.[1]

I svensk lagstiftning finns få krav vad gäller underskrifter. I vissa fall finns dock formkrav på hur en underskrift ska göras, och elektroniska underskriftstjänster kan då i allmänhet inte användas. För Region Stockholms del finns mycket få situationer där elektroniska underskrifter inte skulle kunna användas. Inför ett beslut om att använda sig av elektroniska underskrifter är det dock viktigt att verksamheten tar hänsyn till vilka eventuella risker ett sådant användande innebär t.ex. ekonomisk skada, personskada och skada för verksamheten. I valet av material och metoder ska också hänsyn tas till vad som ska kunna bevisas över tid och vad som kan gallras respektive ska bevaras inför framtiden.

I dagsläget saknas tekniska lösningar för att bevara avancerade elektroniska underskrifter för all framtid hos Regionarkivet. Regionarkivet arbetar därför med att definiera vilka krav som ska gälla för elektroniskt signerade handlingar vid arkivering, något som kommer att kommuniceras till införandeprojektet. I likhet med andra digitala dokument finns dock ett generellt krav på att handlingarna ska sparas i formatet PDF/A i enlighet med Regionarkivets formatspecifikation.