Regionarkivets nyhetsbrev juni 2020

Betänkandet ”Härifrån till evigheten - en långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv”

När arkivutredningen tillsattes 2017 framgick det i direktivet (2017:106) att syftena med utredningen var att göra en bred översyn av arkivområdet och att säkerställa samhällets tillgång till allmänna handlingar nu och i framtiden. Region Stockholm har lämnat sitt yttrande gällande arkivutredningens betänkande (SOU 2019:58) som remitterats under våren.

Region Stockholms yttrande kan sammanfattas med att betänkandet innehåller flera bra förslag som kommer att göra arkivlagstiftningen mer tidsenlig, men att det statliga perspektivet fått för mycket fokus. På flera punkter är de föreslagna ändringarna i lagstiftningen mindre ändamålsenliga för kommuner och regioner än för den statliga arkivförvaltningen. I andra fall föreslås översyner och uppdrag som inte omfattar kommuner och regioner och som därmed inte kommer att ge en rättvisande bild av arkivområdet i sin helhet. Även när det gäller de ekonomiska konsekvenserna av både samhällets digitalisering och de föreslagna ändringarna i arkivlagen, får kommuner och regioner en styvmoderlig behandling. Detta är inte i enlighet med ansatsen i utredningens direktiv.

Arkivutredningen har i sitt betänkande helt avstått från att behandla frågan om att nuvarande lagstiftning innebär att privata utförare, som bedriver verksamhet med offentlig finansiering, inte är skyldiga att bevara information. Regionarkivet har länge framfört att det saknas bestämmelser om detta och att stora mängder samhällsviktig information därför kommer att försvinna. Region Stockholm anser att en skyldighet för dessa verksamheter att bevara information ska införas i en ny arkivlag. På så sätt kan vi säkerställa tillgången till samhällsviktig information för framtidens förvaltning och kulturarv.

Johanna Lagerström, regionarkivarie

Utvidgat bevarande av information om Covid-19

Våren har varit en period som avvikit från det mesta vi är vana vid. Sjukvården jobbar på högvarv, krisledningsstaber har upprättats och de flesta verksamheterna har hanterat ärendetyper och beslut som vanligtvis inte förekommer. Mycket av arbetet har dessutom skett på distans och vi har både kommunicerat och delat dokument i nya system och miljöer, som t ex Teams.

Regionarkivet vill därför uppmana alla att verkligen tänka till innan ni gallrar information som har koppling till Covid-19, även om just de handlingarna normalt omfattas av en gallringsfrist i de generella bevarande- och gallringsplanerna. Det går bra att bevara informationen om ni anser att det är av intresse för den samlade dokumentationen av er verksamhets hantering av Covid-19. Regionarkivet kräver inget samråd om ni göra avsteg från gallringsplanerna i dessa fall.

Viktigt att tänka på är också att information kan ha sparats i system eller format som inte brukar användas. Det är därför viktigt att all information som är värd att bevara samlas in för arkivering innan det är för sent. Regionarkivet har inlett ett samarbete med arkivarier och registratorer på Hälso- och sjukvårdsförvaltningen om hur informationen ska tas omhand på bästa sätt för att vara sökbar med koppling till covid-kontexten för framtida användning. Förhoppningen är att detta arbete ska leda till en modell som kan vara ett stöd för andra verksamheter. Vi vill gärna att ni tar kontakt med oss angående frågor, funderingar och erfarenheter i ämnet. Eftersom vi går in i semestertider är det bäst att ni skickar ett mail till vår registratorsbrevlåda, så återkommer den som är i tjänst. 

Migrera information från ett e-arkiv till ett annat

Under året har Regionarkivet arbetat aktivt med migrering av information från Regionarkivets gamla slutarkiv (E-arkiv 2.1) till det nya (E-arkiv 3.0). En del av projektet har varit ett informatikarbete för att anpassa och modernisera informationsstrukturen. Projektet har ett nära samarbete med bland annat utlämningsverksamheten på Regionarkivet, där vi regelbundet demonstrerar och diskuterar den utvecklade lösningen med en referensgrupp. Det fortsatta utvecklingsarbetet syftar till att på bästa sätt kunna anpassa lösningen till behov och arbetssätt.

Under sommaren kommer tester att utföras och därefter kan de första leveranserna migreras till produktionsmiljön av E-arkiv 3.0, planerat till Q3 2020. Inom projektet har vi implementerat och byggt upp kunskap kring ett nytt datakonverteringsverktyg (ETL) som vi hoppas kan vara till nytta inom regionen.

Personalnytt

Under våren har enheten Arkiv och informationsförvaltning fått två nya medarbetare. I mars började Cecilia Boström hos oss som bevarandestrateg:

Jag kommer närmast från Regionarkivets enhet för Tillsyn och utredning där jag arbetat som tillsynsarkivarie i många år. I samband med att jag kom tillbaka från min föräldraledighet i mars var det dock dags för mig att byta tjänst och enhet. Arbetet som tillsynsarkivarie har varit både spännande och mångfacetterat, men ibland är det dags för nya erfarenheter och utmaningar och jag ser mycket fram emot att ta mig an mina nya arbetsuppgifter och hitta min roll i arbetsgruppen. Detta har dock varit lite speciellt hittills eftersom jag inte hann mer än att komma tillbaka till arbetsplatsen innan det var dags att bli hemskickad med anledning av Covid-19. Men arbetet rullar på och jag är nu en del av enhetens arbetsprocesser. Som bevarandestrateg handlar mitt arbete om att ta ett helhetsgrepp om informationshantering och arkiv inom Regionarkivet, vilket bland annat innebär att jag ansvarar för arkivvårdsprocessen och genomförandet av en långsiktig arkivvårdsplan. På sikt ska jag också arbeta med att ta fram en övergripande bevarandestrategi för Regionarkivets information.

Senare i mitten av maj började Joakim Lindquist hos oss som teknisk informationsspecialist:

Jag är utbildad nätverkstekniker sedan tidigare och kommer närmast från Södersjukhuset där jag jobbade som IT-administratör på Anestesi och intensivvårdskliniken. Huvuduppgifterna innebar att vara ett administrativt stöd gentemot kliniken med ett fokus på IT. Jag var även förtroendevald som facklig företrädare för Vision och huvudskyddsombud där jag jobbade med att förbättra villkoren och arbetsmiljön för Visions medlemmar på Södersjukhuset. Som teknisk informationsspecialist här på Regionarkivet så kommer jag att jobba med förvaltning och projekt kopplade till alla system som används för de digitala arkiven samt tekniskt arbete med dessa system.

E-tjänsten "Beställ ur arkivet" stänger för underhåll 7-12 augusti.

Eftermiddagen den 7 augusti stänger Regionarkivet e-tjänsten "Beställ ur arkivet" för underhåll. Tjänsten öppnar igen torsdagen den 13 augusti. Under de dagar vi har stängt går det bra att nå oss via ett kontaktformulär på Regionarkivets webbplats där namn och telefonnummer anges, så ringer vi upp. Vi har också öppet våra ordinarie telefontider, tisdag och torsdag 9:30-11:00.

Remiss "Förteckna enligt VIR"

Tillämpningsanvisningen "Förteckna enligt verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR)" kommer under sommaren att skickas ut på remiss till Regionens myndigheter. Tillämpningsanvisningen ska fungera som en praktisk handledning vid förtecknande av Region Stockholms myndigheters arkiv. 

Arkivredogörarutbildning

Regionarkivet hoppas kunna återuppta arkivredogörarutbildningarna under hösten. De som anmält sig till vårens utbildningstillfällen kommer då att bli kontaktade och erbjudas plats.

Efterlysning

Det är ett ständigt pågående projekt att försöka fånga den organisatoriska utvecklingen i Landstinget/Regionen genom åren. Regionarkivet behöver göra detta för att förstå hur verksamheter hänger ihop och varför arkivhandlingar finns där de finns. Kunskap om organisationen underlättar också återsökning. 

Allt som har att göra med när en verksamhet/avdelning/klinik/mottagning/enhet startar, stänger, slås ihop med någon annan, byter namn eller privatiseras, är av intresse för Regionarkivet. Det kan röra sig om följande exempel: 

• Organisationsscheman
• Årsberättelser, gärna digitala eller något överexemplar av årsberättelser om de finns i tryck på papper
• Interna telefonkataloger
• Institutionsförteckningar
• Historik/tidslinjer

OBS! Arkivexemplar efterfrågas ej, utan endast extra exemplar är av intresse.

Vi har mycket organisatorisk information att arbeta med på Regionarkivet, men vi behöver också information om hur verksamheterna ser ut organisatoriskt idag, igår eller för 5, 10, 15 år sedan.

Kontakta Catarina Norell innan ni skickar in information för en avstämning, så att det inte redan är något som finns hos Regionarkivet. Observera att enstaka filer med organisationsscheman och dylikt går bra att skicka in utan att kontakta Regionarkivet i förväg. 

Hur fungerar det att ta betalt för kopior av allmänna handlingar?

År 2018 uppdaterades regionens beslut om avgifter för kopior av allmänna handlingar för första gången på arton år. Syftet var att modernisera och anpassa till nya sätt att lämna ut kopior på samt att verka för en högre grad av digitalt utlämnande. Avgifterna för kopia av allmän handling på papper förblev oförändrad, men avgiften för kopia av digital handling som lämnas ut via e-post togs bort och en maxavgift på 300 kr infördes för den som vill ha en kopia av sin egna journaler eller eget barns journal.

Hur fungerar det att arbeta efter regionens beslut om avgifter för kopior av allmänna handlingar? Skriv en rad om hur du tycker att det fungerar i din myndighet, vad som är enkelt och vad som är svårt till Veronika Lövgren. Hela beslutet rörande avgifter för kopior av allmänna handlingar finns på s.248-249 i budgeten för Region Stockholm (RS 2019-0829).

Regionarkivet provar att hyra ut arbetsplats för ordnande av arkivmaterial

Regionarkivet kommer att genomföra ett testskott gällande uthyrning av arbetsplats i Regionarkivets lokaler för ordnande av analogt arkivmaterial. Först ut är S:t Eriks Ögonsjukhus som under året kommer att ha tre personer på Regionarkivet för att ordna och förteckna en del av deras analoga arkiv. När arbetet är klart kommer den färdigställda arkivserien att levereras till Regionarkivet. Därefter ska det göras en utvärdering av att hyra ut arbetsplatser under en begränsad tid för att ordna arkiv. Regionarkivet kommer sedan att ta ställning till om det här är en tjänst som kan erbjudas till fler myndigheter inom Regionen.

KTH Examensarbete hos Regionarkivet

Under våren har studenterna Rasmus Eriksson Ståhl och Marcus Rodriguez från KTH:s datateknikprogram genomfört ett examensarbete hos Regionarkivet. Regionarkivet får varje år ca 8000 förfrågningar gällande information som vi förvarar och som innehåller sekretesskyddade uppgifter. Processen att gå igenom informationen och markera vilken information som är sekretesskyddad inför ett utlämnande är tidskrävande, då handläggaren måste läsa igenom stora mängder text. Målet med examensarbetet var att undersöka möjligheterna att med hjälp av maskininlärning automatisera processen för att hitta och märka upp personuppgifter och på så vis underlätta genomläsningen av informationen. Studenterna har utvärderat möjligheterna att använda språkmodeller som använder sig av ”Named Entity Recognition” för att hitta specifika data i en text och markera den. I början av juni visade studenterna upp den prototyp, som togs fram under arbetet, med ett intressant resultat. Nästa steg för Regionarkivet är att ta till sig kunskapen och utvärdera möjligheterna att bygga vidare på lösningen.

Regionarkivet önskar er alla en riktigt trevlig sommar!