Regionarkivets nyhetsbrev december 2021

Ny tillämpningsanvisning avseende införande av elektroniska underskrifter

Sedan 26 november 2021 finns tillämpningsanvisningen Regionarkivets krav gällande införande och arkivering av elektroniska underskrifter. Den gäller för myndigheter inom Region Stockholm, som ska införa elektronisk underskriftstjänst. I tillämpningsanvisningen framgår vilka grundläggande krav som inledningsvis ska vara uppfyllda för att myndigheten ska få börja använda sig av elektronisk underskrift.  

Ny bevarande- och gallringsplan för information inom administrativ verksamhet

En ny anvisning Bevarande och gallring av information inom administrativ verksamhet börjar gälla 1 januari 2022. Anvisningen kommer från och med det datum som den börjar gälla att återfinnas på Regionarkivets arkivportal. 

Ny adress till Regionarkivets arkivportal

I början av november bytte Regionarkivet webbadress till regionarkivet.regionstockholm.se. Den gamla webbadressen kommer att fungera under en tid framöver men kommer på sikt att upphöra varav vi rekommenderar att ni byter till den nya webbadressen i länkar och bokmärken.

Leveransstopp till Regionarkivet under jul och nyår

Regionarkivet har leveransstopp från 20 december 2021 till 9 januari 2022.

Remiss av Riksarkivets förslag till författningar, FormatE

Regionarkivet har fått i uppdrag att sammanställa Region Stockholms svar på Riksarkivets remiss gällande Föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav vid framställning av elektroniska handlingar (TeK) och Föreskrifter och allmänna råd om arkivrättsliga krav vid framställning av allmänna handlingar (ArK).

Den förra, TeK, reglerar tekniska krav på materiel och metoder för att framställa elektroniska handlingar med hänsyn till behovet av beständighet och gäller för hela den offentliga sektorn. Det innebär att den blir direkt tillämplig på regionens verksamhet vid ikraftträdande.

I detta arbete har Regionarkivet efterfrågat synpunkter från ett flertal myndigheter inom regionen, samt samverkar med arkivmyndigheter i andra regioner i Sverige. Remissvaret ska vara Riksarkivet tillhanda senast den 18 februari 2022 och ska dessförinnan beredas av Kulturnämnden.

Vill du veta mer om arbetet eller har synpunkter gällande remissen, vänligen kontakta Cecilia Boström.

Formuleringar om gallring i anvisningar respektive riktlinje

Enheten Tillsyn- och utredning har blivit uppmärksammad på att formuleringarna rörande gallring i anvisningarna för bevarande och gallring respektive riktlinjen Informationshantering och arkiv kan uppfattas ha olika budskap.

Utifrån Arkivlagen 6 §, punkt 5 och dess proposition (s.74) har Tillsyn- och utredningsenheten kommit fram till att det är korrekt att skriva som i inledningstexten till de bevarande- och gallringsplaner som hittills har uppdaterats till anvisningar d.v.s. ”När denna plan föreskriver gallring ska gallring verkställas utan dröjsmål efter att den angivna gallringsfristen har löpt ut.”.

Riktlinjens avsnitt 2.7 Gallring av allmänna handlingar har visat sig kunna uppfattas på ett annat sätt jämfört med inledningstexten avseende gallring i de uppdaterade bevarande- och gallringsplanerna. I riktlinjen står det att ”Gallringen får ske tidigast när gallringsfristen löpt ut, men ska vara utförd senast vid överlämnande till regionarkivet för slutarkivering.”. Då det är Regionfullmäktige som beslutar om riktlinjen, måste vi avvakta tills det är dags för en helhetsöversyn och revidering av dokumentet i sin helhet för att kunna ändra texten. Fram till dess ska myndigheterna samråda med Regionarkivet om de önskar behålla handlingar vars gallringsfrister har passerats. I riktlinjen står det dock även att "Gallring som föreskrivs i lag ska ske utan onödigt dröjsmål.”, vilket är i enlighet med arkivlagens "verkställa föreskriven gallring i arkivet".

Utveckling av Regionarkivets arkivredovisningssystem

Regionarkivet har under en längre tid drivit ett utvecklingsprojekt för att på ett ännu bättre sätt kunna redovisa och hitta bland de arkiv som förvaras hos Regionarkivet.

Regionarkivet har beslutat om en ny interninstruktion för arkivredovisningssystemet Visual Arkiv, Förteckna i Visual Arkiv. Syftet med instruktionen är att arkivredovisningssystem ska användas på ett konsekvent och likartat vis. I förlängningen kommer det att innebära att de arkiv som förtecknas och beskrivs i Visual Arkiv följer samma struktur och har ett standardiserat innehåll.

Instruktionen gäller från den 1 december 2021 och ska tillämpas inom Regionarkivet. Leveranser av arkivförteckningar från regionens myndigheter ska dock vara i enlighet med instruktionen, vilket gör den relevant för hela Regionen. Kontakta din myndighets tillsynsarkivarie eller Cecilia Boström vid Regionarkivet för att få tillgång till instruktionen.

Ny funktionalitet
En annan nyhet i Visual Arkiv är att Regionarkivet, tillsammans med leverantören av arkivredovisningssystemet, har utvecklat en funktion för att beskriva arkivbildares relationer till varandra via länkning. Relationerna kan beskrivas på nivåerna Ingår i, Består av, Föregångare och Efterföljare. Eftersom relationerna är länkade till varandra kan man ta sig till respektive arkivbildare på samtliga relationsnivåer genom att klicka på arkivbildarnamnen.

Regionarkivet kommer närmast att påbörja det stora arbetet med att anpassa informationen i arkivredovisningssystemet till instruktionens form och utreda relationerna mellan regionens olika organisatoriska enheter.

Arkivredogörarutbildning

Under hösten har arkivredogörarutbildningen givits på Teams vid två tillfällen. Till våren är det dags igen. I början av februari kommer datum för vårens utbildningstillfällen att publiceras på Regionarkivets webbplats. I nuläget kan vi inte säga om utbildningarna kommer att ges på Teams eller på plats.

Arkivvårdsplan 2022

Alla arkivvårdsinsatser som utförs av anställda på Regionarkivet genomförs i enlighet med beslutad arkivvårdsplan. Arkivvårdsplanen definierar vilka arkivvårdsinsatser som ska genomföras under ett år och omfattar både analog och digital arkivvård. De insatser som specificerats i planen är noga prioriterade och avvägda utifrån arkivbeståndens skick och sökbarhet samt utifrån Regionarkivets behov, verksamhetsplan och tillgängliga resurser. Arkivvårdsplan för år 2022 har beslutats av chefen för enheten Arkiv- och informationsförvaltning den 1 december 2021.

Arkivens dag

Traditionsenligt firades Arkivens dag den andra lördagen i november. Temat i år var ”Röster i arkiven”. Utställningen finns att se på Regionarkivets webbplats. 

Regionarkivet i Stockholm har valt att lyfta fram några olika exempel på röster och röstlägen. Historiens röster i former av de politiker som format Stockholms politik genom åren. Folkets röster såsom de låtit när de frågat om råd eller när de protesterat mot politiska beslut. Ta chansen att bekanta dig med Fröken Landsting, en skriksamling, politikens röster och de röster som inte längre hörs.

Regionarkivet önskar er alla en riktigt god jul!