Regionarkivets nyhetsbrev december 2019

Nya riktlinjer för informationshantering och arkiv från och med 1 januari 2020

Vid novembermötet beslutade regionfullmäktige att anta förslaget till nya riktlinjer för informationshantering och arkiv inom Region Stockholm. Det nya styrdokumentet träder ikraft den 1 januari 2020 och ersätter då Stockholms läns landstings dokument- och arkivreglemente. Regionarkivet har arbetat fram de nya riktlinjerna under flera år och det är med stor glädje vi nu snart kan börja tillämpa dem. Detta styrdokument innehåller de grundläggande och generella reglerna för regionens informations- och arkivhantering. De kommer att specificeras i anvisningar för till exempel bevarande och gallring, leveranser och arkivorganisation. Anvisningarna utfärdas av arkivmyndigheten - kulturnämnden - i enlighet med vad som regleras i riktlinjerna.

Regionarkivet arbetar också vidare med att utveckla och utöka den vägledning som finns på regionarkivet.sll.se. Andra typer av styrande och stödjande dokument (till exempel rutiner och checklistor) kan också komma att ingå i den styrning och rådgivning som ska underlätta myndigheternas arbete inom området. De föreskrifter och råd som idag gäller kommer efterhand att ersättas men gäller tills annat meddelas.

Johanna Lagerström

regionarkivarie, chef Regionarkivet

Uppdaterad bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation beslutad

Kulturnämnden har antagit en uppdaterad bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation. Planen innehåller nu kortare gallringsfrister för flera typer av räkenskaper och några nya handlingstyper.

• De handlingstyper som tidigare har haft en gallringsfrist på 10 år får från och med räkenskapsåret 2019 gallras efter 7 år.
• Följesedlar får i vissa fall gallras vid inaktualitet.
• Följesedellistor är en ny handlingstyp som kan gallras efter två år.
• Beslut om attest är en ny handlingstyp som ska bevaras för framtida kontroll och forskning.
• Förteckningar över attestbehöriga är en ny handlingstyp som kan gallras vid inaktualitet eftersom beslut om attest bevaras.
• Likviditetsprognoser som upprättas lokalt inom den egna myndigheten får gallras efter två år. Den årliga koncernsammanställningen ska fortsatt bevaras.
• Budget får ett förtydligande i anmärkningsfältet att handlingstyperna även gäller per ansvarsområde (kostnadsställe) då det förekommit oklarheter kring detta.

Planen gäller från den 23 oktober 2019. De generella bevarande- och gallringsplanerna hittar du på Regionarkivets arkivportal.

Ny sökhjälp för regler om bevarande och gallring lanseras inom kort

Regionarkivet arbetar med att ta fram en sökfunktion som ska hjälpa regionens medarbetare att hitta till rätt bevarande- och gallringsplan. Funktionen kommer att göra det möjligt att söka bland alla handlingstyper utan att du behöver veta vilket styrdokument du ska leta i.

Sökfunktionen kommer inom kort, så håll utkik på arkivportalen.

Hantera övergången till verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) i praktiken

Nu finns en ny sida på vägledningen med råd angående den praktiska hanteringen vid övergången till VIR. 

Det är ofta nödvändigt att ha olika lösningar för olika handlingstyper. Sidan presenterar några råd kring de vanligast förekommande. Läs mer om att hantera övergången till VIR i praktiken under kapitlet om Verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) i vägledningen:

Nytt ärendestöd för beställningar infört

För de som beställer handlingar från arkiven finns sedan flera år tillbaka särskilda beställningsformulär på Regionarkivets webbplats.

Under förra året bytte Regionarkivet ärendestöd för att kunna ta nästa steg mot ett mer automatiserat flöde. Med start från november i år går alla beställningsformulär direkt in i ärendestödet och får ett diarienummer som meddelas till kunden.

Det blir en trygghet för kunden att skicka in uppgifter till oss via säkra formulär, som sen tas om hand direkt i ärendestödet och vi sparar tid vid registrering av ärendet. 

Stockholmskällan - samarbete mellan Regionarkivet och Länsmuseet

Regionarkivet och Länsmuseet i Stockholm har under 2019 samarbetat kring att tillgängliggöra information på Stockholmskällan. Nu har nytt intressant material publicerats och denna gång lyfts bland annat ritningar från Beckomberga sjukhus med tillhörande texter fram.

Vad är Stockholmskällan?

Stockholmskällan innehåller mer än 30 000 bilder, kartor, dokument och litteraturtips. Antalet växer hela tiden eftersom museerna, arkiven och biblioteken som ingår i Stockholmskällan löpande publicerar mer material ur sina samlingar. Allting har valts ut för att det berättar någonting om Stockholms historia.

Lista med barnhälsovårdscentraler

Nu finns en publicerad lista på arkivportalen som innehåller information om barnhälsovårdscentraler inom Stockholms län. Där framgår bland annat vilka barnhälsovårdscentraler som är i privat regi och vilka som tillhör Region Stockholm.

Region Stockholms registratorsnätverk på studiebesök

Registratorsnätverket genomförde i mitten av oktober ett studiebesök hos Centrum för näringslivshistoria. Vi fick se en presentation, fick möjlighet att ställa frågor och intressanta objekt visades ur de förvarade arkiven. Registratorer från Hälso- och sjukvårdsförvaltningen, Karolinska universitetssjukhuset, Regionledningskontoret, Regionrevisorerna, Stockholms äldrecentrum samt Regionarkivet deltog - sammanlagt 13 personer. Det blev ett uppskattat besök!

Högt medelvärde på årets kurser för arkivredogörare

Under 2019 har det hållits kurser för arkivredogörare vid tre tillfällen med sammanlagt 40 deltagare. Medelbetyget från kursutvärderingarna är 4,5 av 5. Till våren blir det nya utbildningstillfällen. Information om när utbildningarna äger rum kommer att meddelas på arkivportalen i januari.

Våra medarbetare har även hållit i momentet "Hantering av allmänna handlingar" under utbildningen av nyanställda inom Regionledningskontoret. Webbutbildningen ”Att hantera information inom Region Stockholm” har under hela året funnits på Lärtorget.

Om du har frågor kring Regionarkivets utbildningar är du välkommen att kontakta Peder Fallenius. 

Hälsningar från en tidigare medarbetare - en tillbakablick på mina 18 år

Andra januari 2001 övergav jag Sidas arkiv och började arbeta på Landstingsarkivet. Arkivet var då precis nyinflyttat i lokalerna i Flemingsberg. Tre olika arkiv flyttade samman och alla skulle lära sig att arbeta tillsammans. De första veckorna var det så kallt i huset att jag gick omkring med ytterkläderna på. Nu efter 18 år och ett antal månader kan jag konstatera att samarbetet fungerar och att huset är varmt.

När man arbetar inom en stor organisation som Region Stockholm under många år så lär man känna många arbetskamrater och många personer som på ett eller annat sätt har haft beröringspunkter med sin myndighets arkiv. En del stannar i minnet (som alltid varit lite dåligt) mer än andra och tyvärr är en del nu avlidna. Det har för det mesta varit roligt och givande att arbeta på Regionarkivet annars hade jag inte blivit kvar i 18 år. Det ska nu bli skönt att slippa åka pendeltåg varje vardag och höra en röst som talar om signalfel, vagnbrist, obehöriga på spåret, löv på spåret och andra innovativa saker att skylla på när kaoset bryter ut.

Jag gick i pension den 31 oktober, så när ni läser detta har jag redan slutat. Jag kommer säkert att sakna alla fantastiska människor men det ska bli så skönt att rå sin egen tid. Det finns mycket jag vill göra så brist på sysselsättning blir det inte. Tack för ett gott samarbete! /Cecilia Söderman

Regionarkivet önskar er alla en riktigt god jul och ett gott nytt år!